Aanleiding: Ondersteuning gevraagd in aanbiedingsprocedure uniformkleding overheidsinstantie
Doel: Het verkrijgen van een 4-jarig contract inzake de levering van uniformkleding in Nederland
Beknopte beschrijving case:
Roy in het Veld is hiervoor gevraagd om namens de in Duitsland gevestigde logistieke dienstverlener deze aanbestedingsprocedure op te pakken. Hiervoor heeft hij de aanbestedingsprocedure van A-Z begeleidt en daar waar nodig van de nodige persoonlijke presentaties voorzien.
Gunning project
Uiteindelijk was het contract aan de desbetreffende logistieke dienstverlener gegund. Hiervoor was echter als aanvullende eis gesteld, dat het project in Nederland zou worden uitgevoerd door een Nederlandse entiteit.
Nieuw bedrijf opgezet
Allereerst is gekeken wat er reeds aanwezig was aan middelen en mogelijkheden bij de desbetreffende logistieke dienstverlener in Duitsland. Daarbij is uiteindelijk gebleken dat het goed was te zoeken naar aanvullende strategische partners. Deze strategische partners hadden inhoudelijke uniformkleding kennis en konden daardoor het project mede voorzien met de juiste aanvullende inkoopkanalen.
Om dit te faciliteren is door Roy in het Veld een geheel nieuw bedrijf in al haar facetten opgezet incl. de aantrekking van diverse personeelsleden. Er is gestart met een lean-team die letterlijk de locaties van de overheidsinstantie afging om alle medewerkers (4.200 personen) “de maat te nemen”. Deze maatvoeringen werden per persoon in het door de logistieke dienstverlener beschikbaar gestelde ERP systeem opgenomen, teneinde de juiste hoeveelheid stoffen en materialen te kunnen bepalen en in te kunnen kopen. Hierbij is mede gekeken om het gezamenlijke inkoopvoordeel van de logistieke dienstverlener maximaal te kunnen benutten voor het Nederlandse project, maar ook zodanig dat dit voor haarzelf in Duitsland voldoende interessant was.
IT-syteem
Het gehele IT-systeem welke de Duitse logistieke dienstverlener reeds had, werd op enkele vertaalslagen na 1 op 1 overgenomen voor de Nederlandse markt. De gunnende overheidsinstantie had direct toegang tot de achterliggende data die door de kledingteams waren vergaard.
Inkoop
De stoffeninkoop is deels opnieuw opgezet via de inkoopkanalen van de strategische partners in Nederland. De ontbrekende materialen konden via de inkoopcontacten van de logistieke dienstverlener gerealiseerd worden.
Het gehele project kon door een slimme opzet zichzelf financieren, waardoor er geen geld van externe partijen noodzakelijk was. In totaal is het project met de maximale verlenging ruim 7 jaar op deze wijze vormgegeven.
Gedurende de gehele looptijd van het project is Roy in het Veld projectverantwoordelijke geweest.
Logistiek
Het gehele logistieke traject heeft in eigen beheer plaatsgevonden. Vanaf de ontvangst goederen, de samenstelling van de pakketten tot en met de uitlevering op de verschillende locaties in het land. Uiteraard waren de pakketten persoonsgebonden en volledig afgestemd op de wensen van de uiteindelijke drager. In totaal zijn ruim 4.200 dragers van een compleet nieuw uniform voorzien, verdeeld over een 22-tal functiecategorieën.
i.v.m. privacy worden geen namen genoemd inzake deze case. Op verzoek kunnen uiteraard wel referenties worden afgegeven van de achterliggende partijen.
