In 5 stappen reorganiseren – Eerste Hulp bij Reorganisatie

Eindelijk is het zover, je hebt het maandenlang voor je uitgeschoven, telkens jezelf weer voorgehouden dat het morgen vast weer beter gaat en geprobeerd de boel weer aan het draaien te krijgen.

Nieuwe klanten proberen te vinden, klanten ertoe bewegen, om de rekening die nu al maanden open staat, te betalen, medewerkers betrokken houden, zien dat je de financiële middelen weer in het gareel krijgt enz.

Van ’s morgens vroeg tot, ’s avonds laat, op het werk en thuis, maar ook in het weekend ben je ermee bezig, kortom slapeloze nachten heb je ervan.

Je lijkt maar niet verder te komen..

Ook het gesprek met de accountant biedt weinig soelaas; “je zult met een reorganisatieplan moeten komen, om inperking van de rekening courant te voorkomen. Anders ben je nog veel verder van huis..”

Ook je huisbank is niet van zins om je te ondersteunen hun reactie “het lijkt erop dat het geld verbrand is” doet je pijn en zegt genoeg. En met een enorme kater verlaat je het ruim opgezette bankgebouw – waar jij als trouwe klant, al jaren aan meebetaald hebt.

Je baalt ervan, hebt het gehad en vooral begrijp je niet, waarom ze je niet half staan, in een tijd dat je het “even” moeilijk hebt. Je voelt je niet begrepen.

Je ziet geen andere uitweg meer dan…reorganisatie

Misschien is de hierboven geschetste situatie voor je herkenbaar, misschien zit je midden in het proces, maar weet dat je niet de enige bent, en weet ook, dat je niet de laatste zult zijn.

Het is geen schande!

Ik heb het zelf aan den lijve ondervonden en ik kan me daarom als geen ander in jouw situatie verplaatsen.

Pijn, het doet pijn, heel veel pijn als je alles waar je jarenlang knetterhard voor gewerkt hebt, ziet afglijden, richting de afgrond.

Je wordt geraakt in je hart én je ziel.

Iemand die geen ondernemer is, kan dat niet begrijpen…Het gevoel van oneerlijkheid en boosheid overheersen.

In de rust ligt de kracht

Maar geloof me, als je eenmaal de beslissing hebt genomen om te gaan reorganiseren dan volgt een gevoel van opluchting.

Natuurlijk, er is nog niets aan de daadwerkelijke situatie veranderd, maar in je hoofd is er sprake van opluchting, die een soort van rust geeft.

✅ TIP 1: Probeer niet te handelen vanuit emotie, blijf rustig, juist daarin ligt je kracht om de volgende stap te doorlopen

Ga op zoek naar vertrouwen

Bedrijfsoptimalisatie via een reorganisatieproces is niet zomaar “even” een proces dat je in een paar dagen of weken doorloopt. Daarnaast heb je minimaal een reorganisatieplan nodig.

Het is belangrijk dat je stevig in je schoenen staat, en dat kun je alleen doen als je handelt vanuit de kracht, rust.

In mijn eigen situatie destijds heb ik ervoor gekozen om te zoeken naar iemand die mij kon ondersteunen in de aanloop naar en tijdens het reorganisatieproces.

Uiteraard zijn er diverse managementadviesbureaus die dat kunnen, maar let wel op bij het maken van een keuze. Het beste advies dat ik je kan geven vanuit mijn persoonlijke ervaring.

✅ TIP 2: Ga op zoek naar een een adviseur mét ondernemersachtergrond.

Iemand die actief ondernemer is, of geweest is van een bedrijf mét medewerkers en die de “klappen van de zweep” kent. Hij móet “vlieguren” hebben gemaakt, kortom; ga op zoek naar iemand die het eigenlijk allemaal als eens heeft meegemaakt.

Nu hoor ik je denken, “mooi advies, en jij bent die ondernemer zeker?”

Klopt, maar er speelt nog iets wat belangrijk is, en dat is VERTROUWEN.

Mijn tweede advies is dan ook, nodig er een paar uit, ga het gesprek aan, en kijk waar jij een goed gevoel bij hebt. Wellicht heb je een eigen manier om te achterhalen of je een gevoel hebt bij iemand, maak daar dan gebruik van.

✅ TIP 3: Maar neem een adviseur in de arm, die aantoonbaar zelf ook ondernemer is geweest van een bedrijf, vergelijkbaar qua omvang met de jouwe.

Hij moet zich écht kunnen verplaatsen in jouw schoenen én jouw situatie, zonder een oordeel te vellen, alleen dán gaat het werken!

Het 5 stappen reorganisatieplan: Eerste Hulp bij Reorganisatie

De voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk, zegt men wel eens. Bij een reorganisatie is dat overigens wel degelijk van toepassing.

In de voorbereidingsfase beginnen we daarom met stap 1

Stap 1: Inventarisatiefase en samenstellen reorganisatieteam

Tijdens deze fase moet je al zeker weten, of je de reorganisatie zelf gaat leiden of dat je deze laat leiden door een externe adviseur.

Het is goed om je te realiseren dat een reorganisatie gepaard gaat met emoties, die soms hoog op kunnen lopen. Jij moet na de reorganisatie verder met jouw bedrijf en de overgebleven medewerkers.

Mocht je er desondanks voor kiezen, de reorganisatie zelf te doen, dan is het zaak om je boekhouder en, mocht je die hebben, degene die verantwoordelijk is voor HR, erbij te betrekken. Mocht je ervoor kiezen, om de reorganisatie te laten leiden door een externe adviseur, dan zal hij het team samenstellen en een goede taakverdeling maken waarbij jij uiteraard een sleutelpositie zal vervullen.

Samen gaan jullie bepalen wat het uiteindelijke “eindproduct” moet worden. Mocht het dan zo zijn dat er ook een inkrimping van het personeelsbestand noodzakelijk zijn, dan moet je de volgende dingen zeker in acht nemen.

Ondernemingsraad

Als er sprake is van een ondernemingsraad dan moet er een adviesaanvraag geformuleerd worden. Daarin moet opgenomen zijn:

• Uiteenzetting waarom de maatregelen noodzakelijk zijn
• Gevolgen voor de medewerkers
• Opvang medewerkers en hoe de wijzigingen uitgevoerd gaan worden

UWV Ontslag om bedrijfseconomische redenen

Als er sprake is van inkrimping van het personeelsbestand moet ook het UWV betrokken worden met een uiteindelijke ontslagaanvraag. In dit geval is het zaak om helder te hebben waarop het UWV de toetsing zal laten plaatsvinden. Zorg dat je rekening houdt met de uitvoeringsregels “Ontslag om bedrijfseconomische redenen” zie UWV uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen

Inventariseer goed wat nodig is, dit voorkomt onnodig gedoe later bij de daadwerkelijke ontslagaanvraag. Het is daarom verstandig om ook een arbeidsrechtdeskundige te betrekken bij het formuleren van de ontslagaanvraag.

✅ TIP 4: Voorkom gedoe, betrek een arbeidsrechtdeskundige bij de daadwerkelijke ontslagaanvraag. De voorbereiding kun je zelf, dit scheelt in de kosten

Stap 2: Zorg voor een reorganisatieplan

Als je dus een doel hebt bepaald, dan is het goed om een reorganisatieplan te maken. Uit dit reorganisatieplan moet logischerwijze blijken waarom ingrijpen in de organisatie noodzakelijk is, en hoe er een nieuwe organisatie te realiseren is. Kortom, een uitgeschreven plan met het doel voor ogen.

Het plan moet officieel worden goedgekeurd door de directie en indien noodzakelijk moet er een goedkeuring gegeven worden door de Raad van Commissarissen/Raad van Toezicht. Indien je bedrijf deel uitmaakt van een moedermaatschappij, is het ook van belang deze positie mee te nemen in de plannen.

Het is dus zaak zoveel als mogelijk informatie te verzamelen tijdens stap 2. Belangrijk is dat van alle medewerkers duidelijk is welke functie ze hebben, hoe lang ze in dienst zijn, én dat er van alle medewerkers een ondertekende arbeidsovereenkomst is. Zorg dat je deze informatie strak voor elkaar hebt. Alles wat vragen oplevert, kan leiden tot onnodige vertraging en extra kosten.

Waarvoor wordt een reorganisatieplan gebruikt?

Een gedegen reorganisatieplan is noodzakelijk om stakeholders te overtuigen van de urgentie van de reorganisatie.

Het is daarom belangrijk om onderbouwing te gebruiken voor;

• Medewerkers
• Bank, aandeelhouders andere financiers
• Ondernemingsraad (indien van toepassing) bij het advies over de reorganisatie
• UWV en mocht het zover komen, de kantonrechter
• Eventueel vakbond

Welke onderdelen moeten terug te vinden zijn in het reorganisatieplan?

Het plan moet een goede financiële onderbouwing hebben, waaruit af te leiden is;

• De aanleiding van de problemen, interne en extern
• Perspectief op continuïteit voor de lange termijn
• Gevolgen als er geen ingrijpen plaatsvindt
• Welke initiatieven zijn er geweest voor alternatieven
• Doelstelling van de reorganisatie
• Totale kosten van de reorganisatie
• Personele gevolgen, hoe was de situatie en hoe wordt de situatie
• Maak een formatieplaatsenplan
• Tijdspad van de reorganisatie

Het reorganisatieplan zal dus uit meerdere hoofdstukken bestaan. Denk niet te gemakkelijk over de kosten van een reorganisatie. Realiseer je dat je bij beëindiging van elk dienstverband ALTIJD minimaal een transitievergoeding verschuldigd bent. Dat kan, afhankelijk van de duur van de arbeidsovereenkomst flink in de papieren lopen.

✅ TIP 5: Reorganiseer om 5 voor twaalf en niet om kwart over twaalf ..houdt er rekening mee dat een reorganisatieplan GELD kost.

Kan ik iedereen voordragen voor ontslag?

Nee, helaas. Er gelden allerlei regels om te bepalen wie er “boventallig” verklaard mag worden. De wet speelt hierbij een rol, maar ook een sociaal plan, als je deze hebt moeten afsluiten voor de CAO.

Het spreekt voor zich dat voordat je medewerkers ontslaat, je eerst ingehuurde krachten ontslaat. Dit zijn uitzendkrachten en zzp’ers mocht dit van toepassing zijn.

In het reorganisatieplan heb ik aangegeven dat je formatieplaatsenplan moet opnemen. Dit is een plan waarin duidelijk gemaakt wordt, wie wat waar in de organisatie welke functie heeft en op basis van hoeveel uren hij/zij deze uitvoert.

Om uiteindelijk een keuze te kunnen maken, wie er definitief boventallig is, moet je het afspiegelingsbeginsel hanteren. Dit houdt in dat je als werkgever je medewerkersbestand bij bedrijfseconomisch ontslag zodanig laat inkrimpen dat de leeftijdsopbouw van het medewerkersbestand voor én na de ontslagronde zoveel mogelijk gelijk blijft.

Om dit te realiseren moeten alle medewerkers (incl. payrollmedewerkers) die werkzaam zijn in dezelfde uitwisselbare functie worden ingedeeld in de volgende 5 leeftijdscategorieën

• 15 t/m 24 jaar
• 25 t/m 34 jaar
• 35 t/m 44 jaar
• 45 t/m 54 jaar
• 55 jaar en ouder

Belangrijk: De ontslagen moeten zoveel mogelijk over de leeftijdscategorieën worden verdeel in de verhouding van de bestaande medewerkers opbouw.

Overigens geldt standaard wel dat de medewerker met het kortste dienstverband als eerste ontslagen dient te worden.

Let op: er zijn redenen waarom je mag afwijken van het afspiegelingsbeginsel. Hier lees je hierover meer: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/ontslag/afspiegelingsbeginsel

Stap 3: Maak een realistische planning

Voorbereiding en voortgang gaan hand in hand. De taakverdeling tussen jou als directeur/eigenaar, de HR-manager en de boekhouder is cruciaal. Ieder is verantwoordelijk voor zijn/haar taak, om deze goed uit te voeren en op tijd de benodigde stukken aan te leveren.

Realiseer je bijvoorbeeld dat een adviesaanvraag bij de ondernemingsraad 6 weken mag duren, houdt daar rekening mee. Moet je bijvoorbeeld om tafel met een vakbond voor een sociaal plan, kan dit ook nog eens zomaar 2 tot 3 maanden duren.

Hoe gedegener je dus met de voorbereiding aan de slag bent, des te meer tijdswinst je kunt realiseren in de genoemde tijdsspanne.

Mocht je dus langs een OR en vakbond moeten, houdt veiligheidshalve een doorloop aan van 3 maanden om een goedkeuring te krijgen, nadat je het reorganisatieplan klaar hebt.

✅ TIP 6: Houdt rekening met een doorloop aan van 3 – 6 maanden, dan zit je altijd safe.

Als laatste fase van stap 3, en net voordat je stap 4 gaat doen, ga je met de bank om tafel. Zorg ervoor dat je reorganisatieplan waterdicht is en dat je uitzicht kunt bieden op perspectief, wees realistisch en zorg ervoor dat je vanuit de bank gesteund wordt in de uitvoering van de plannen.

Uiteraard is het een en ander afhankelijk van de mate dat je gebonden bent aan de bank. De ene bank is de andere niet, maar geen enkele bank zit op een afschrijving van hun eventuele leningen te wachten.

Stap 4: De buitenwereld informeren

Deze stap is vaak een van de meest moeilijke, zo weet ik uit ervaring. Maar het is een die cruciaal is.

Het belangrijkste is dat je helder en transparant communiceert.

Je medewerkers informeren is superbelangrijk, doe dit dan ook heel zorgvuldig. Je kunt ervoor kiezen dit in een gezamenlijke bijeenkomst te doen, vanaf de zeepkist in de kantine. Je kunt ervoor kiezen de aankondiging niet zelf te doen, maar dit zijn wel cruciale momenten, dat je er moet staan. Wees je ervan bewust dat dit emoties kan opwekken, vooral in het begin, zorg daarom altijd dat je bereikbaar bent voor de medewerkers.

✅ TIP 7: Neem de tijd voor je medewerkers, en wees oprecht.

Mocht je ervoor kiezen, de individuele gesprekken niet zelf te voeren, is het wel van belang dat medewerkers alle ruimte krijgen om vragen te stellen, maar ook om het slechte nieuws te verwerken. Geef ze tijd. Zorg dat die gesprekken altijd met 2 vertegenwoordigers van het bedrijf plaatsvinden leg deze gesprekken zorgvuldig vast. Mocht het tot een ontslagaanvraag bij het UWV komen, dan heb je deze gespreksverslagen wellicht nodig, om te kunnen onderbouwen dat je je hebt ingespannen om de medewerker te ondersteunen.

Tijdens deze persoonlijke gesprekken moet je daarom altijd 2 dingen doen. Biedt perspectief en wees concreet.

Perspectief bied je door medewerkers uitzicht te bieden om te ondersteunen, middels omscholing, bemiddelen of herplaatsen enz.

Concreet, door aan te geven wat het vervolgtraject is en wanneer en hoe laat er een volgend gesprek gaat plaatsvinden.

✅ TIP 8: Vergeet nooit de medewerker schriftelijk te bevestigen dat hij/zij zal worden ontslagen.

Naast de medewerkers is het van belang om klanten, leveranciers te informeren. Mocht je cruciale leveranciers hebben, is het te overwegen, om hun eerder bij je plannen te betrekken, zeker als het gaat om kapitaalsintensieve goederen, mocht je die hebben geleased.

Het gesprek met de bank heb je vooraf al gehad, eventueel samen met je accountant. In het reorganisatieplan houd je daar rekening mee, zodat je alle stakeholders op de juiste manier en het juiste tijdstip kunt informeren.

Stap 5: beëindiging van de arbeidsovereenkomst

Er is binnen je eigen organisatie geen mogelijkheid tot herplaatsingen en je komt er met de medewerkers niet uit, om een vaststellingsovereenkomst op te stellen.

Het beste is er met de medewerker uit te komen middels een vaststellingsovereenkomst. Hij/zij heeft dan minimaal recht op de wettelijke transitievergoeding. Als je een UWV procedure wilt voorkomen, dan is het te overwegen, om de medewerker meer te bieden dan waar hij/zij recht op heeft. In dat geval ben jij als werkgever beter af, en de medewerker ook. Grote kans dat je op een fijne manier uit elkaar gaat, de wereld is immers klein, je weet maar nooit. Je kunt elkaar zomaar weer eens nodig hebben in de toekomst, houdt dat altijd voor ogen.

✅ TIP 9: Neem in overweging om medewerkers bijv. een zogenaamde tekenbonus aan te bieden. Medewerkers die voor een bepaalde datum besluiten te tekenen, krijgen een extra bedrag bovenop de wettelijke transitievergoeding.

Kom je er niet uit, dan is er nog maar een mogelijkheid en dat is de ontslagaanvraag in te dienen bij het UWV.

Het UWV heeft hiervoor standaard formulieren (A,B en C), die je in ieder geval al tijdens de inventarisatiefase hebt opgevraagd. Link naar de formulieren: https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/aanvragen-ontslagvergunning-wegens-bedrijfseconomische-redenen-deel-a.aspx

✅ TIP 10: Wees verstandig en dien per medewerker alvast formulier A in bij het UWV en vraag tegelijkertijd uitstel voor formulier B en C.

Er liggen daar een 2-tal redenen aan ten grondslag.

Je voorkomt een eventuele opzegverbod bij ziekte, mocht een medewerker zich ziekmelden, tijdens het moment dat je de medewerker aankondigt tot beëindiging over te gaan.

En je creëert daarvoor extra tijd, om met de medewerker te onderhandelen, dit is zowel in je eigen voordeel als in het voordeel van de medewerker. Een beetje bedenktijd kan nooit geen kwaad.

Last but not least

De geschetste 5 stappen lijken relatief te overzien, maar vergeet niet dat het een intensief traject is. Een traject waarbij vertrouwelijkheid van alle betrokkenen gevraagd is.

Ik heb geprobeerd overzicht te geven van de verschillende te doorlopen stappen waarbij de aandacht uitgaat naar de medewerkers die helaas moeten vertrekken.

✅ TIP 11: Vergeet niet de “achterblijvers” blijf goed voor “ze” zorgen.

Ik merk best nog wel eens tijdens reorganisatietrajecten, dat men er bijna vanzelfsprekend vanuit gaat, dat de “achtergebleven” medewerkers weer “frank en vrij” aan de slag gaan. Vergis je niet, een reorganisatie heeft impact op de medewerkers die moeten vertrekken, maar óók op de medewerkers die blijven. Sommigen spreken zelfs van een rouwproces, wat “achtergebleven” medewerkers doormaken.

Zorg dat je daarom naast het reorganisatieplan ook een plan hebt klaarliggen hoe je de invulling van de werkzaamheden denkt te gaan doen, nadat de ontslagen medewerkers zijn vertrokken. Een Teamoptimalisatie Programma kan hier goed van pas komen.

Tijdens een reorganisatie is het alle hands aan dek, en is het zaak om goed, duidelijk, helder te communiceren.

Succes.